情報漏えい・紛失事故の
17.6％は
「ごみ」が原因？
(https://www.tsr-net.co.jp/news/analysis/20210117_01.html)
社内で清掃業務を行っている清掃員は他社から来ている外部の人間です。作業をしていても従業員はあまり気にすることは無いかもしれませんが、回収しているゴミや聞こえてくる会話など、いつでも機密情報を取得できる状況に招き入れていることを改めて認識をしてください。
東京商工リサーチが調査した内容によると、2021年に上場企業とその子会社にて情報漏洩・紛失自己が発生したのは137件！漏洩した個人情報はおよそ574万9,773人分にも達しています。主な原因としては「ウイルス・不正アクセス」によるものですが、「盗難」や「紛失・誤廃棄」による割合も17.6％あり、これは決して少ない数字ではありません。
まだまだ紙文化の業務が主流となっている日本の企業において、セキュリティ面での意識はもっと高めていかなければいけません。
オフィス清掃において、清掃業者のサービスや価格だけで安易に選定・判断するのではなく、【清掃員】に対する「教育体制」や「業務姿勢」など、清掃以外での取り組みにもしっかりと目を向け、その清掃業者が契約に値するか否かを重視することが大切です。
社内に出入りしているからには、「掃除さえしてくれれば大丈夫」という認識では大きなリスクと重大な損害に繋がってしまうかもしれません。
(https://www.tsr-net.co.jp/news/analysis/20210117_01.html)
注力している
オフィス清掃会社
- 清掃業務として日別/定期に対応していて公式内で料金・サービス内容に言及している
- 社員/スタッフのセキュリティ対策に関する教育体制について記載があり、公式内でどのような対応をとっているか掲載している。
※上記を満たす企業のみを掲載しております。
※各エリアに掲載している企業については、不定期に更新をしております。
よくある清掃員とのトラブルとしてあげられるのが「コミュニケーションが取れない」「対応力が弱い」「報告がない」など、清掃員個人の質によるトラブルがあります。ひとえに人材を管理している企業側の教育の甘さが影響しており、しっかりと講習・研修の時間を作っておらず、単に与えられた仕事を説明された通りに消化する作業員が出来上がってしまうのです。
社員・スタッフの管理が甘ければ当然良くない事象も数多く発生してしまいますし、依頼した会社に大きな損害を与える事故に発展してしまう可能性もあります。
依頼する側としては、サービス内容や価格帯に注目してしまうのもわかりますが、清掃員に対して企業側でセキュリティ対策の教育を施しているのか、この点についても着目してみてください。
嘘のようで本当にある「ガーボロジー」という情報収集
個人や企業の出したゴミを持ち帰って解析することで普通では得られないような情報を調べる方法です。
専門用語ではガーボロジー（Garbology）と呼ばれ、本来は学術的な研究にも活かされています。
- ゴミ捨て場付近に不審な人物、クルマを見かける
- 実際にゴミ袋を、クルマやバイクに積み込んで走り去るのを目撃した
普段どれだけ情報を漏らさないよう注意している人でも、意外とゴミまでは気が回らないもの。
買物のレシートからネット通販の伝票、食べているインスタント食品や化粧品の銘柄、持ち帰ってきた仕事の書類などなど…ゴミの中にはさまざまなお宝情報が眠っています。
https://ure.pia.co.jp/articles/-/10158?page=5
『ウチは大丈夫！』何を根拠に言ってるんですか？
１：付箋やメモ帳をそのまま捨てていませんか？
取引先の電話番号やファイルのパスワード、個人情報につながる内容など、ちょっとしたメモ書きだからとシュレッダーにかけずにそのまま廃棄していませんか？社内書類レベルまで意識が及ばず…ただのゴミとして扱ってしまうと、思わぬ所から情報流出の危険性が発生するかもしれません。誰にも読み解けない廃棄方法を徹底しましょう。
２：顧客情報を大きな声で話していませんか？
社内だからと従業員同士で大きな声で顧客情報やプライベート情報を話していませんか？一切黙り込む必要はありませんが、外部の人間が社内にも居るという意識を常に持ち、たとえ聞かれたとしても大丈夫な内容か周りの状況にも気をつけましょう。情報が残らないからこそ、より一層の注意が必要です。
３：PCモニターの画面に顧客情報を映しっぱなしにしてませんか？
ちょっとトイレに行くだけだから、ちょっと呼ばれたから、その安易な「ちょっと」でPCモニターに機密情報が映ったまま離席するのはとても危険です。一歩間違えると会社に大きな損害を与える事件にもつながってしまいます。外部の人間が近くにくる通路側の席などの場合には、たとえ離席していなくても映している情報には細心の注意をはらいましょう。
４：貸与端末・個人端末を置きっぱなしにしてませんか？
コンプラインスの意識が年々高まっている現在、社内に個人所有の携帯端末・カメラ付き端末の社内持ち込み禁止を行っている企業も珍しくはありません。いつ・どこで・どこから情報が盗まれるかわからないからこそ、容易に持ち運べる携帯端末の取り扱いには厳重な管理が必要となります。
５：デスクの上に社内書類を放置していませんか？
付箋・メモ書きと同じで、印刷した社内資料には重要な情報が沢山書かれています。ちょっと目を離した隙に…/他の書類に紛れて…/つい処分するのを忘れていて…、様々な要因から情報が外部に漏れてしまいます。ペーパーレス化が進んでいると言っても、まだまだ紙文化は残っています。書類の取り扱いについて徹底した管理が重要となります。
機密文書・機密書類の廃棄・処理を安全かつ適切に行うためには、社内ルールの徹底や教育のほか、信頼できる専門業者への委託などを考える必要があります。
「起きてしまってからでは遅い」のが情報漏えいトラブルの恐さ！
だからこそヒューマンエラーのリスク管理を徹底し、信頼できる清掃業者を選定しましょう。
オフィス清掃のサービス形態も色々とあります
- 日常清掃
- 普段使用している事務所や共用部などをこまめに清掃します。清掃回数については毎週の単位で行う場合が多く、週に1～7回単位で依頼する頻度を決めます。清掃回数を増やした方がきめ細やかな清掃をすることができますが、当然ながら清掃費用も高くなってしまいます。日常清掃では重要な個人情報や機密情報を扱っているスペースに業者が立ち入ることも多く、業者との信頼関係が重要であることはもちろんですが、立ち入り許可エリアの設定・清掃箇所事の立ち合いの有無、作業を依頼するエリアの範囲などについても細かく決めておくことが大切です。
- 定期清掃
- 日常清掃では手が届かない箇所や頑固な汚れで簡単には落としきることが難しい箇所の清掃を目的とした依頼が主軸となります。定期清掃の理想的な頻度は、清掃箇所や建物の利用用途（不特定多数の人が利用するかどうかなど）環境などによって異なりますが、快適性を保つために「月に一度」「三か月に一度」「半年に一度」など、清掃会社と協議して決めるケースもあります。作業自体が大掛かりになる場合もあるので、業務時間外や休日に日程を組むのが一般的となります。
- 巡回清掃
- 日常清掃と定期清掃の中間的な委託方法が巡回清掃になります。日常清掃ほど頻繁に清掃する必要はないが、美観維持のためにある程度の頻度で清掃したい部分を重点的に対応していきます。共用部分の掃除や電灯の確認、ごみ捨て場の維持などが主な巡回清掃の内容となりますが、対応範囲については各業者と協議して決めることになります。日常清掃や定期清掃との組み合わせで依頼することも検討できるので、自社にとって適した清掃頻度を見極めましょう。
- スポット清掃
- 臨時清掃・特別清掃とも呼ばれ、主に「急な清掃対応」が必要になった場合に依頼する単発契約となります。定期契約をせずにその時だけの清掃を入れるサービスなので、業者のサービス品質を見定めるうえで「お試し」として利用しやすいサービスになると思います。対応範囲も定期契約サービスと変わらない業者が多いので、気になるタイミングで依頼でき１回だけの金額として費用面でも抑えることができます。
知っておいて損なし！オフィス清掃の委託マニュアル
オフィス清掃を委託する場合、頻度や対応範囲によって出来る・出来ない、追加対応など業者によって設定は様々です。自社の要望に適した清掃業者を見つけるためにも基本となるサービスの枠組みは把握しておきましょう。
オフィス清掃の種類を確認対応内容や金額などに納得しても、いきなり契約というパターンはあまりありません。正式に契約するまでにはいくつかのステップがあり、後々後悔しないためにも１つ１つの項目の理解と、必ず現地確認のうえ最終見積もりを取るようにしましょう。
オフィス清掃の依頼方法を確認各清掃業者の公式サイトを確認を大体似通った価格帯かと感じますが、あくまでも想定金額であり実際の価格に直すと差額にビックリする場合もあります。価格相場において何をすると増額になるのか、各業者によって異なる部分もありますが、大枠について知っておきましょう。
オフィス清掃の費用を確認清掃業者のサービス品質はピンキリです。大手清掃会社もあれば地域密着で個人経営で対応しているところまで様々となり、きめ細やかな対応ができるのか、ただ単純に作業をするだけのか、発注する側がしっかりと見定めないといけません。安かろう悪かろうにならぬよう、審美眼を養いましょう。
オフィス清掃会社の社員について実際に清掃を担当する清掃員はオフィス内に入ってきます。作業の中で見聞きした内容や些細なリスクも抱えたくない場合には、事前の契約締結前にしっかりと機密保持についても取り交わしを行っておきましょう。「ただ掃除してもらうだけだから」と安易な発想にならぬよう注意してください。
オフィス清掃時の機密保持小規模な会社であれば、社員自身で清掃対応しているところもあるかと思います。仕事の生産性・効率性を重視するならば、信頼できるプロの清掃業者と巡り合えれば費用対効果も良いはずです。余計や対応で時間を浪費せず、仕事に集中したいなら委託する選択肢もありではないでしょうか。
オフィス清掃のメリットを確認人が作業をする以上、誤って物を壊してしまったり、オフィス内に傷をつけてしまったり、ミスは起きてしまいます。そうした場合に泣き寝入りすることが無いよう、清掃会社の対応やフォロー体制についても把握をしておきましょう。何か起きてから発覚しても後の祭りとなります。
オフィス清掃における保険とは清掃会社とどういったサービスを契約するかで契約期間は変わってきます。想定される一般的な契約期間はあれど全業者がそうではないので、短く更新していくのか、年単位で検討していくのか自社にとって都合の良い選択ができる業者を探してみましょう。
オフィス清掃の契約期間についてWEB上で数多く存在する「一括見積サイト」は、良い面・悪い面どちらの要素も兼ね備えています。賢く使えば便利ですが、安易に面倒だからとサイトを信用しすぎると対応品質の悪い清掃業者にあたってしまう可能性があります。
オフィス清掃の見積サイトに注意自社で契約をするのか、第三者を介して契約するのか、清掃業者に委託する方法をいくつかあります。会社/事務所がある場所によって制限があったりもしますので、必ず選べるわけではありません。良い清掃業者に出会えても契約ができなければ後悔しかありません。事前に調べておきましょう。
オフィス清掃は請負が良い？清掃業はサービス業です。とはいえ、質の低い業者と契約してしまうと色々と問題が生じてしまったりもします。社員・スタッフに対する教育をはじめ業務姿勢への取り組みなど事前にトラブル回避に向けた検討も大事なポイントになります。
オフィス清掃でのトラブル対応